Soát lại sổ sách trước khi quyết toán năm: danh mục 10 việc cho doanh nghiệp nhỏ
Quyết toán năm là lúc mọi con số trong năm được đặt lên bàn cùng lúc. Sai sót nhỏ của từng tháng, nếu không được sửa, sẽ dồn lại thành câu hỏi lớn. Tin tốt là phần lớn sai sót có thể tự phát hiện nếu bạn soát đúng thứ tự.
Dưới đây là 10 việc doanh nghiệp nhỏ nên làm trong tháng 11 và tháng 12, trước khi khóa sổ. Mỗi việc đều có cách làm cụ thể. Bạn không cần là kế toán để đọc hiểu danh mục này.
Nhóm 1: Tiền và công nợ
1. Khớp số dư tiền gửi ngân hàng
Lấy sổ phụ hoặc sao kê ngân hàng ngày cuối tháng, so với số dư trên sổ sách. Làm cho từng tài khoản. Lệch thường do phí ngân hàng, lãi tiền gửi chưa ghi, hoặc giao dịch ghi nhầm tài khoản.
2. Kiểm kê quỹ tiền mặt
Đếm tiền thực tế trong két, lập biên bản có chữ ký người giữ quỹ. Nếu sổ ghi tiền mặt còn nhiều nhưng két không có, cần tìm ngay nguyên nhân: chi chưa có chứng từ, tạm ứng chưa ghi, hay số liệu ghi nhầm.
3. Đối chiếu công nợ phải thu
Liệt kê khách còn nợ, gửi biên bản đối chiếu cho các khách có số dư đáng kể. Khoản nợ đã lâu không thu được cần được xem xét riêng, không để nằm im trên sổ.
4. Đối chiếu công nợ phải trả
Làm tương tự với nhà cung cấp. Chú ý các khoản đã nhận hàng nhưng chưa nhận hóa đơn, hoặc đã nhận hóa đơn nhưng chưa ghi sổ.
Nhóm 2: Hàng hóa và tài sản
5. Kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm đếm thực tế, so với số lượng trên sổ. Hàng hỏng, hết hạn, hàng gửi bán ở nơi khác hoặc nằm ở kho của sàn cũng phải được tính. Chênh lệch giữa thực tế và sổ sách cần được ghi nhận kèm biên bản và lý do.
6. Rà tài sản cố định và khấu hao
Đối chiếu danh sách tài sản với thực tế: tài sản nào còn dùng, tài sản nào đã thanh lý hoặc hỏng. Kiểm tra khấu hao đã trích đủ, đều qua các tháng và nhất quán với phương pháp doanh nghiệp đã chọn.
Nhóm 3: Doanh thu, chi phí và lương
7. Khớp doanh thu ba nguồn
Đặt cạnh nhau: doanh thu trên sổ, doanh thu trên hóa đơn đầu ra và doanh thu đã kê khai trong các kỳ. Với doanh nghiệp bán qua sàn, thêm nguồn thứ tư là báo cáo đã đối soát của sàn. Mọi phần chênh cần giải thích được.
8. Soát chứng từ chi phí
Mỗi khoản chi cần có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, gắn với hoạt động kinh doanh. Riêng các khoản thanh toán giá trị lớn, kiểm tra đã thanh toán qua ngân hàng và có chứng từ đi kèm. Những khoản chi chưa đủ chứng từ nên được bổ sung ngay bây giờ, không phải đợi đến khi quyết toán.
9. Đối chiếu lương và bảo hiểm
Bảng lương cần khớp với hợp đồng lao động, bảng chấm công, chứng từ chi trả và số đã đóng bảo hiểm. Kiểm tra người nghỉ việc trong năm đã được xử lý đủ thủ tục, người mới đã có hợp đồng.
Nhóm 4: Nghĩa vụ thuế
10. Đối chiếu số thuế đã nộp
Tra cứu nghĩa vụ trên cổng thông tin của cơ quan thuế, so với số đã kê khai và số đã nộp theo chứng từ ngân hàng. Khoản nộp thừa, nộp thiếu hoặc nộp nhầm tiểu mục nên được xử lý trước khi lập hồ sơ quyết toán.
Tình huống minh họa, không phải khách hàng thật.
Thứ tự nên làm
Hãy bắt đầu từ tiền (việc 1–2), vì đó là số dễ kiểm nhất và có bằng chứng bên ngoài. Sau đó là công nợ và hàng tồn kho, rồi mới đến doanh thu, chi phí. Cuối cùng là thuế. Làm theo thứ tự này, lỗi ở bước trước sẽ không lan sang bước sau.
Mỗi việc nên có một dòng ghi lại: đã kiểm ngày nào, kết quả khớp hay lệch, lệch bao nhiêu, đã xử lý thế nào. Bảng ghi này là tài liệu quý khi cần giải trình.
Danh mục trên là nguyên tắc chung. Doanh nghiệp vẫn tự ghi sổ, tự lập báo cáo và tự ký nộp. Với điểm nào chưa chắc cách xử lý, bạn nên hỏi người tư vấn hoặc cơ quan thuế quản lý trước khi nộp hồ sơ.
Muốn có góc nhìn thứ hai trước khi khóa sổ?
Gói Khám nhanh 990.000 đ: NuBe xem sổ sách 1 tháng do doanh nghiệp tự lập và gửi thư 1 trang nêu tối đa 3 điểm cần làm rõ, kèm gợi ý việc nên làm tiếp. Dịch vụ tư vấn kế toán, soát lại sổ sách do Hộ kinh doanh Tư vấn – Nhung Nguyễn thực hiện.