Hộ kinh doanh dùng hóa đơn điện tử: 5 lỗi hay gặp khi tự kê khai và cách tự kiểm
Nhiều hộ kinh doanh đã chuyển sang dùng hóa đơn điện tử và tự kê khai. Phần mềm giúp xuất hóa đơn nhanh hơn. Nhưng phần mềm không tự biết bạn xuất có đúng lúc, đúng người, đúng số tiền hay không.
Bài này nêu năm lỗi hay gặp và cách tự kiểm từng lỗi. Đây là nguyên tắc chung để bạn rà soát. Quy định cụ thể có thể thay đổi theo thời kỳ và theo loại hình hộ. Khi có điểm chưa rõ, bạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc người tư vấn trước khi nộp.
Lỗi 1: Xuất hóa đơn không đúng thời điểm
Nguyên tắc chung: hóa đơn gắn với thời điểm bán hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, không phải thời điểm "nhớ ra" hay thời điểm khách nhắc. Lỗi hay gặp là dồn hóa đơn cả tuần, cả tháng xuất một lần, hoặc chờ khách trả đủ tiền mới xuất.
Cách tự kiểm: lấy danh sách đơn giao trong tháng, so với ngày trên hóa đơn. Ngày nào lệch nhiều, ghi lại lý do. Từ tháng sau, đặt thói quen xuất ngay khi giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ.
Lỗi 2: Sai thông tin người mua
Khách là doanh nghiệp thường cần hóa đơn ghi đúng tên, địa chỉ và mã số thuế. Chỉ sai một chữ số mã số thuế, hóa đơn có thể không dùng được cho bên mua, và hai bên phải xử lý lại.
Cách tự kiểm: trước khi phát hành, tra mã số thuế của khách trên cổng tra cứu của cơ quan thuế. Lưu sẵn thông tin khách quen trong phần mềm để không gõ lại mỗi lần.
Lỗi 3: Bỏ sót doanh thu không xuất hóa đơn
Khách lẻ không lấy hóa đơn, tiền thu qua chuyển khoản cá nhân, đơn bán qua sàn hoặc mạng xã hội… là những nguồn dễ bị bỏ sót. Khi số doanh thu kê khai thấp hơn số tiền thực tế đi qua tài khoản, đó là điểm dễ bị hỏi lại.
Cách tự kiểm: mỗi tháng đặt ba con số cạnh nhau:
- Tổng doanh thu trên hóa đơn đã xuất.
- Tổng tiền bán hàng thu được (sao kê ngân hàng, ví sàn, sổ thu tiền mặt).
- Doanh thu bạn định kê khai.
Lỗi 4: Xử lý hóa đơn đã xuất sai không đúng cách
Khi phát hiện hóa đơn sai, nhiều người xóa đi rồi xuất hóa đơn mới, hoặc xuất thêm một hóa đơn "bù". Cách làm này dễ làm số liệu bị trùng hoặc thiếu, và không để lại dấu vết rõ ràng.
Cách tự kiểm: hóa đơn điện tử đã phát hành sai thì xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng trình tự phần mềm hỗ trợ và quy định hiện hành. Với mỗi hóa đơn sai, ghi lại: hóa đơn gốc số nào, sai gì, đã xử lý bằng hóa đơn nào, ngày nào. Một bảng theo dõi nhỏ giúp bạn trả lời nhanh khi được hỏi.
Lỗi 5: Không giữ chứng từ đầu vào
Hộ kinh doanh thường chỉ chú ý hóa đơn bán ra. Nhưng hàng hóa mua vào cũng cần chứng từ rõ nguồn gốc: hóa đơn của người bán, hợp đồng, phiếu nhập, chứng từ thanh toán. Thiếu chứng từ đầu vào, bạn khó chứng minh hàng hóa của mình từ đâu ra khi cần.
Cách tự kiểm: lập một thư mục theo tháng, gom hóa đơn mua vào và chứng từ chuyển khoản tương ứng. Mua từ người không có hóa đơn thì ghi lại bảng kê kèm thông tin người bán, số lượng, giá, ngày mua.
Bảng tự kiểm 10 phút mỗi tháng
- Tất cả đơn đã giao trong tháng đều có hóa đơn hoặc có lý do rõ ràng.
- Ngày hóa đơn khớp ngày giao hàng, bàn giao dịch vụ.
- Hóa đơn cho doanh nghiệp đã tra đúng mã số thuế.
- Doanh thu trên hóa đơn, tiền thực thu và số kê khai đã đặt cạnh nhau.
- Hóa đơn sai đã có ghi chép xử lý.
- Chứng từ đầu vào của tháng đã gom đủ một chỗ.
Ví dụ minh họa: một hộ bán đồ gia dụng thấy tổng tiền về tài khoản trong tháng cao hơn tổng hóa đơn đã xuất. Khi rà lại, phần chênh gồm tiền khách đặt cọc cho đơn tháng sau và một khoản tiền cá nhân chuyển nhầm. Ghi rõ hai khoản này, số liệu trở nên dễ giải thích. (Tình huống minh họa, không phải khách hàng thật.)
Tự kiểm đều đặn không thay thế được ý kiến của cơ quan thuế. Nhưng nó giúp bạn phát hiện sớm và tự điều chỉnh khi còn nhỏ, thay vì dồn đến cuối năm.
Cần một người soát lại cùng bạn?
Gói Khám nhanh 990.000 đ: xem sổ sách, hóa đơn 1 tháng do bạn tự lập và gửi thư 1 trang nêu tối đa 3 điểm cần làm rõ. Hộ kinh doanh cần theo dõi hằng tháng có gói kiểm soát hóa đơn riêng. Dịch vụ do Hộ kinh doanh Tư vấn – Nhung Nguyễn thực hiện; bạn vẫn tự kê khai, tự ký nộp.