Đơn đã giao mà tiền chưa về ví: cách chủ shop đối soát đơn Shopee, TikTok Shop với ngân hàng

NuBe · Cập nhật 05/11/2026 · Đọc khoảng 6 phút

Cuối tháng, báo cáo trên sàn ghi doanh thu khá đẹp. Nhưng mở ứng dụng ngân hàng, số tiền thực nhận lại thấp hơn nhiều. Phần chênh nằm ở đâu: phí sàn, đơn hoàn, hay tiền vẫn còn nằm trong ví? Nếu không đối soát, bạn chỉ có thể đoán.

Bài này hướng dẫn cách tự đối soát theo ba lớp: đơn hàng – ví sàn – ngân hàng. Cách làm dùng được cho Shopee, TikTok Shop và phần lớn sàn khác, chỉ cần Excel và báo cáo tải từ kênh người bán.

Vì sao đơn đã giao mà tiền chưa về

Có ba mốc thời gian khác nhau mà nhiều chủ shop hay gộp làm một:

• Đơn đã giao: hàng đến tay người mua. Lúc này sàn thường chưa trả tiền cho shop.
• Tiền về ví sàn: sàn ghi nhận thanh toán khi đơn hoàn tất, tức người mua xác nhận hoặc hết thời gian khiếu nại. Thời gian cụ thể tùy chính sách từng sàn và từng thời kỳ; bạn nên xem mục chính sách thanh toán trong kênh người bán.
• Tiền về ngân hàng: là bước rút tiền riêng. Một lần rút có thể gộp tiền của nhiều ngày, nhiều đơn.

Ngoài ra, số tiền về ví là số sau khi đã trừ phí: phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ hoặc chương trình shop tham gia, phần phí vận chuyển shop chịu, voucher do shop tài trợ. Vì vậy doanh thu trên báo cáo đơn gần như không bao giờ bằng số tiền về tài khoản.

Ba lớp đối soát

Lớp 1: Đơn hàng với ví sàn

Tải hai báo cáo: báo cáo đơn hàng và báo cáo thu nhập hoặc doanh thu đã thanh toán (tên gọi khác nhau theo sàn). Ghép hai bảng theo mã đơn. Với mỗi đơn, bạn cần thấy được ba con số: giá bán, tổng phí bị trừ và số thực nhận.

Đơn nào trạng thái "đã giao" nhưng chưa có dòng thanh toán thì đưa vào danh sách chờ. Tháng sau kiểm lại danh sách này. Đơn chờ quá lâu là đơn cần hỏi sàn.

Lớp 2: Ví sàn với ngân hàng

Tải lịch sử giao dịch ví, lọc các lần rút tiền. Đối chiếu từng lần rút với sao kê ngân hàng theo ngày và số tiền. Lưu ý ngân hàng có thể ghi nhận vào ngày làm việc kế tiếp, nên lệch một vài ngày là bình thường. Lệch về số tiền thì phải tìm nguyên nhân.

Lớp 3: Khớp tổng cả tháng

Dùng một phép tính đơn giản:

Nếu hai vế không bằng nhau, nghĩa là có khoản cộng hoặc trừ vào ví không gắn với đơn nào, ví dụ khoản bồi hoàn hoặc phí quảng cáo trừ thẳng vào ví.

Năm nguyên nhân lệch hay gặp

1. Đơn hoàn hoặc trả một phần. Đơn vẫn nằm trong báo cáo đơn hàng, nhưng tiền về ít hơn hoặc bằng không.
2. Phí trừ khác dự tính. Thường do shop đăng ký chương trình khuyến mại, phí dịch vụ tăng mà chưa cập nhật vào bảng giá vốn.
3. Phí quảng cáo trừ vào ví. Khoản này không gắn với mã đơn nên dễ bị bỏ sót.
4. Khoản bồi hoàn, điều chỉnh từ sàn. Được ghi thành dòng riêng, cần đối chiếu thủ công.
5. Rút tiền gộp hoặc sai tài khoản. Một lần rút gồm nhiều kỳ, hoặc tiền về tài khoản cá nhân khác với tài khoản theo dõi.

Bảng kết quả trông như thế nào

Điều quan trọng là mỗi dòng lệch đều có mã đơn, ngày, số tiền và lý do. Khi cần hỏi sàn, bạn có ngay bằng chứng.

Mẹo giữ đối soát nhẹ mỗi tháng

• Dùng một tài khoản ngân hàng riêng để nhận tiền từ sàn, không trộn với chi tiêu cá nhân.
• Tải báo cáo vào một ngày cố định, ví dụ ngày 5 hằng tháng.
• Trong Excel, định dạng cột mã đơn là văn bản để không mất số 0 hoặc bị đổi sang dạng số mũ.
• Ghi chú lý do ngay cạnh từng dòng lệch, đừng để đến cuối năm.
• Số doanh thu dùng cho sổ sách và kê khai nên lấy từ dữ liệu đã đối soát. Khi chưa rõ cách ghi nhận, hãy hỏi người tư vấn trước khi nộp.

Đối soát đều đặn không chỉ giúp tìm tiền thất lạc. Nó còn cho bạn biết sau khi trừ hết phí, mỗi sản phẩm thực sự lãi bao nhiêu.

Đọc thêm: Soát lại sổ sách trước khi quyết toán năm: 10 việc cho doanh nghiệp nhỏ · Tất cả bài viết